En viktig del av arbetet med att planera en konferens är att välja en lokal. Om du är upptagen med att försöka hitta en konferenslokal som uppfyller alla dina krav, kan det vara enkelt att fastna i mindre detaljer och missa en viktig aspekt för en lyckad konferens. Detta gäller särskilt om du ska boka konferens i Stockholm och inte känner till de olika lokalerna särskilt väl. Om så är fallet bör du börja med att ta fram en plan.
Innan du kontaktar en konferensanläggning för att boka konferens i Stockholm bör du ta fram en kravspecifikation. Genom att förhålla dig till denna kan du ställa de rätta frågorna när du sedan tittar på lokalen. Kravspecifikationen underlättar dessutom arbetet med att jämföra de olika konferenslokaler som du har att välja mellan.
5 frågor att ställa när du ska boka konferens i Stockholm
Genom att besvara följande frågor får du en bra grund att stå på:
- Är lokalen tillgänglig på det/de datum då konferensen är tänkt att äga rum?
Om lokalen är ledig bör du fråga om anläggningen kan förse dig med den utrustning och andra saker du behöver ha tillgång till under konferensen. - Är det enkelt att ta sig till lokalen med bil eller via kommunaltrafiken?
Fundera över de vägar konferensdeltagarna kan tänkas ta till lokalen. Fråga även om vilka parkeringsmöjligheter som finns. - Finns möjlighet att boka boende?
Om många konferensdeltagare bor utanför staden, eller om konferensen varar i flera dagar, kan det vara en bra idé att hyra en konferenslokal på ett hotell eller i en anläggning som ligger på bra avstånd från hotell och restauranger. - Är lokalen tillräckligt stor för konferensen?
Det är viktigt att deltagarna sitter bekvämt under konferensen och har utrymmen att slappna av i under pauserna. - Finns den tekniska utrustning du behöver att tillgå?
Kontrollera att konferensanläggningen kan tillgodose ditt behov av projektor, datorer, trådlöst internet och annan teknisk utrustning du kan tänkas behöva. Vissa anläggningar erbjuder även tjänster för utskrifter, faxning och liknande så du kan bedriva din verksamhet även då du inte befinner dig på kontoret.